如何用20%的時間,創造80%的價值?

今天,為你介紹一套被譽為「管理學中的諾貝爾獎」的管理方法——敏捷管理法。

《敏捷革命》

作者:[美] 傑夫·薩瑟蘭

 

 

 

1. 不同於傳統至上而下的命令式管理,所謂的「敏捷管理法」,用一句話概括就是:通過團隊的高透明度和密切的協同作業,實現工作效率的提升。

張小龍,用它創造出了微信;美國聯邦調查局,用它開發了虛擬案件檔案系統;通用電氣,用它加速了數字化轉型......這套方法,在全球掀起了一場「敏捷革命」。

 

2. 想要團隊高效合作,首先要建立小而精的團隊。高效能團隊,一般由3-7個人組成。因為人腦的記憶功能是有上限的,人數增加,合作的溝通渠道就會越多,溝通成本也會越高。如果團隊過大,大部分的注意力就會被消耗在溝通上,從而拖緩團隊效率。

 

3. 提高團隊效率的另一項法寶是——衝刺,即集中全部精力和能量去完成工作。其中有兩個關鍵要素要注意:① 規定固定的衝刺時間,不能這次是一周,下次是一個月;② 確定可公開交付的成果。只有明確了截止時間和自己要完成的任務,團隊成員才會更有緊迫感。

 

4. 衝刺模式下,一個周期就是一次成果的交付。通過把一個複雜、開發周期長的任務,分解成多個短期可完成的小任務,能讓產品用最快的速度出現在大眾面前,從而為公司贏得時間,贏得先機。

 

5. 想要衝刺完成任務,是不是就一定要拚命加班呢?恰恰相反,敏捷管理的一個重要主張就是,減少員工的工作時間,不主張加班。長期加班,只會減弱員工的自控力、思考力和預見力,做得越多錯得越多。

這也提醒管理者:要更關注完成任務的質量和速度,而不要用工時長短來衡量。

 

6. 要做到「衝刺」,團隊每個成員都要牢記兩點。第一,一次只做一件事。千萬不能再臨時加入其他任務。

我們常把一心多用當作有能力的表現,但其實多任務切換,才是高效工作的死敵。數據表明:當只做一個項目時,時間損失為0;同時開展兩個項目時,時間損失為20% ;同時開展五個項目時,任務轉換造成的時間損失高達75%。

 

7. 同時執行多任務,不僅會讓人分心,還有個致命傷害——短時間內拉低人的智商。

倫敦大學做過一個智商測試,設定一組環境很安靜,另一組環境很容易讓人分心。結果顯示,在分心的環境中,大家的平均智商下降了10個百分點。更有趣的是,男性智商比女性下降得更快。

 

8. 第二點要牢記的是,一次就把事做對。當工作中出現問題時,立馬停下來,找到問題出現的原因,把問題規章制度化,從根本上避免再次發生。

作為汽車行業的巨頭,豐田就一直秉承這個工作方式:生產線任何環節出現問題,每位員工都有權力立刻停止整個生產線。在發現問題的當時,就直接解決。

 

9. 你可能會問:隨時停掉生產線,不會降低工作效率嗎?歐洲名車的生產,都是將問題歸總放在最後處理。但數據表明,歐洲名車生產過程中,每100輛就有78.7輛瑕疵品,豐田只有34輛。

而且研究表明,對於每年要生產上百萬輛汽車的工廠來說,事後重新解決所付出的時間和成本,是立即修改的24倍。當時直接解決非常輕鬆,而之後再返工解決,就需要大腦重新回憶,要困難得多。

 

10. 在敏捷管理中,「二八定律」同樣適用。作者強調:按照價值的高低,對各項任務排序,優先完成最有價值的20%。完成後你會發現,剩下的80%可能並非實際所需。這樣能大大縮短項目時間,提升敏捷性。

 

11. 在高效團隊中,還有一個方法,經常被人忽視甚至厭煩,但實際非常有效,就是「每日立會」。立會時有幾點規則要注意:① 固定開會時間,要求全體成員參加,保持團隊工作節奏。② 開會時間不超過15分鐘,把會議變成解決問題的工具。③ 開會時用站姿,調動積極性。④ 把項目進展呈現在公共區域共享,減少團隊溝通成本。

 

最後,與你分享這本書中的金句:

所謂的「敏捷管理法」,用一句話概括就是:通過團隊的高透明度和密切的協同作業,實現工作效率的提升。

 

羅輯思維 2018-09

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