一周只上4天班,公司會更高效嗎?

每家企業都非常重視工作效率。為了提升效率,有的公司裁員,有的公司加大了科技投入,但一些公司卻不走尋常路,他們縮短工作時長、壓縮會議時間,甚至鼓勵員工將時間花在娛樂活動上,反倒實現了更好的產出。

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這周,三星裁員的消息受到了不少關注。據財新報道,三星在中國的手機業務的銷售和市場部門,會進行大規模的裁員,裁員人數預計可能達到2000人。

雖然裁員沒人樂意看到,但不得不承認,在全球經濟放緩的大背景下,有不少企業都得為「過冬」提前做準備。很多企業,早已經把重心從高速增長,轉移到了高質量增長——這就意味著,企業要去掉冗餘,提升生產效率。

不過,要說怎麼能提升生產效率,每家公司的思路就各不相同了。有的公司是通過精簡人員,有的公司認為得加大科技投入,還有的公司著手培訓員工,提升員工的產出質量。但最近我卻注意到,有一家公司的做法,著實有點特立獨行,甚至有些反常識,那就是微軟。

這周,國際媒體報道了微軟日本在今年做的一項實驗。在8月份的時候,微軟日本把2300名員工的工作時長從一周5天減少到了一周4天,周一到周四上班,從周五到周日休息,但是工資維持不變。結果,在這期間,平均每名員工的銷售額,竟然提升了將近40%。

怎麼減少了工作時間,員工的產出反而提高了這麼多呢?結合微軟的實驗成果,以及《哈佛商業評論》的分析,我來給你說說背後的原因。

 

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首先,做這種嘗試的,可不止微軟一家。在紐西蘭、在德國、在英國,都有企業在做類似的嘗試。

比如說,紐西蘭的一家保險公司Perpetual Guardian,去年初就開始實驗推行一周工作4天的機制。公司把員工的工作時間減少到每周30小時,並要求員工在更短的時間內完成同樣的工作量,薪水也沒有減少。經過半年多的實驗,公司決定,開始正式推行這項制度。截止到今年5月份,已經有一半員工選擇了這種工作模式。

《哈佛商業評論》在2019年7月,對英國500多家公司展開了調研,結果顯示,已經有一半的企業把員工的每周工作天數從5天改為4天。

在德國,有的公司採取的措施更極端。《華爾街日報》在10月份曾經報道過一家德國公司,這家德國公司決定把每天工作的時長,縮短到5個小時。員工早上8點上班,下午1點下班。

神奇的是,在上面我們說的這些案例當中,都獲得了跟微軟相似的成果——削減工作時長不僅沒有影響業務,反而還提升了生產效率。這是怎麼回事呢?

你也知道,提升效率意味著,用更少的成本,實現更高的產出。我們就從成本和產出兩端切入,看看新制度對它們有什麼影響。

先來看看成本。首先,員工在公司工作的時間短了,公司的運營成本降低。比如說在微軟日本,在每周工作4天的那個月,整個公司的列印用紙減少了58.7%,辦公室的用電量減少了23.1%。

同時,公司的醫療成本也降低了。在前面提到的,《哈佛商業評論》對英國的調研中,有64%的領導者表示,員工休息的時間多了,健康水平因此提升,所以請病假的天數減少了,這部分成本被節省了下來。

對日本公司來說,這一點就更重要了。日本員工常常帶病上班,比如說,患有腰背痛的日本員工去上班的可能性,是英國員工的三倍。這不僅在短期會影響工作質量,在長期還會增加僱主的醫療開支。有一項來自於《職業及環境醫學期刊》的調查顯示,相比起員工缺勤休假,帶病上班帶來的長期醫療成本,是缺勤成本的6倍。

 


接下來,我們說說產出。你還記得吧,前面我們說,在微軟日本,雖然工作時間減少了,但是銷售額卻大幅度提升。怎麼做到的呢?用一句話來說,就是讓員工把時間花在刀刃上,而不是浪費在不必要的雜事上。

很多人都有這樣的痛點:隨著公司業務變得越來越複雜,部門人員越來越多,每天都要花大量的時間在跨部門、跨業務的溝通協調上。前兩天,我就跟一位做人力資源的朋友交流,他說每天花費他最多時間的,並不是找候選人、面試,而是協調各個層級老闆們的面試時間。從經理到總監,到CEO,到董事長,一圈問一下來,一天就這麼過去了。他的時間並沒有花在正經業務上,而是花在了瑣碎的日程協調上。

那你也可以想像,對於那些想要縮短工作時長的公司來說,這種問題必須得解決,本來員工的工作時間就縮短了,必須想辦法讓他們把時間更高效地用起來。比如說,在微軟日本,原本每次開會的標準時長,是60分鐘。但工作日變短之後,為了保證產出,會議時間被縮短了一半,規定為30分鐘。出席人數也限制為5名員工。而且會議能不開就不開,多用微軟的協作平台來替代會議。

後來數據顯示,整個8月,公司「30分鐘會議」次數提升了46%,遠程會議次數提升了21%,線上溝通提升了10%。也就是說,各種繁複的工作溝通,不用再開冗長的會議,轉而採用了各種線上、遠程、輕量級的方案,節約了工作時間。 

德國那家,每天工作5小時的公司,更是把會議時間縮短到了15分鐘。而且,他們對員工的工作方式,也做出了嚴格的規定。比如說,每天7點55分,大家統一上班,8點鐘準時坐到自己的工位上。工作的時候,不鼓勵員工和同事聊天說話,手機必須放在書包里,工作郵件只能每天打開兩次,社交媒體的網站全部被屏蔽。這麼做的結果,是員工雖然每周只工作25個小時,卻仍然保持了40小時的產出量。

對這種高強度、極度專注的工作方式,有些員工的確會感到工作的時候「壓力山大」。但換來的結果,不僅是效率的提升,還有更多個人的空間,以及對生活更高的滿意度。

比如在微軟日本的實驗中,公司鼓勵員工把多出來的休息時間花在志願服務、專業發展以及與家人共處上,還給員工的培訓、旅行、健身等活動提供超過6000元的補貼。結果顯示,有97%的員工因為有額外時間照顧家庭和自我發展,而感到滿意。 

在《哈佛商業評論》對英國企業的調研中,也有77%的員工認為,他們獲得了更高的生活質量。年輕人尤其喜歡這樣的工作制度,因為他們可以用額外的休息時間來提升自己,甚至發展第二職業。

 

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當然,我們前面探討的結果,主要是基於小範圍的實驗。這樣的制度是否值得大規模推廣?適合什麼樣的公司類型?長期實行這種制度,員工是否能始終保持高產出?這些都是有待進一步觀察和探討的問題。

不過,我倒是覺得,這些嘗試最大的價值,還不在於他們提供了一個能提升生產效率的模板,而是在於提醒我們,我們當前習以為常的工作模式,仍然有很大的演化空間。我們未來的工作,可能會呈現出讓人意想不到的形態。

具體是什麼樣的形態,我現在還想像不出來。但是,我覺得美國喬治城大學一位計算機教授,Cal Newport的觀點,值得我們進一步思考,在最後跟你分享。

他說別忘了,體力勞動者,曾經經歷了從手工作坊模式,到流水線模式的轉變。流水線的到來,大幅度地提高了人們生產的效率,徹底改變了人們的工作方式。而現在,我們處於知識工作的時代,大部分人從事的不是體力勞動,而是腦力勞動。在腦力勞動這個領域,會不會也有一個「流水線時刻」呢?

也許在今天,我們還遠沒有找到,能讓人們用腦力勞動創造價值的最高效的方式。

【出處】羅輯思維 2019-11/《邵恆頭條》

 

【峰語】一周只上4天班,公司還更高效/2019-11-15

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