問:
因為疫情,公司決定春節假期之後,先不上班,在家辦公。但是,在家怎麽辦公呢?想要跟同事高效地遠程協作,應該怎麽辦?

很多公司,尤其是美國公司,在家辦公是一個成熟的政策,這個政策叫Work from Home。在一些特殊情況下,員工可以申請在家工作一天甚至是一段時間。跨國公司的辦公室之間本來就分布得比較遠,所以團隊之間的跨地域遠程協作是非常重要的基本技能。

今天我就來與大家分享一下,在家辦公,怎麽高效完成遠程工作。

在家辦公最大的挑戰,是遠程之下,管理和溝通效率會大大下降。下面,我們來拆解一下這個問題,先說管理和溝通效率為什麽下降,然後再講怎麽辦。

什麽叫管理效率下降?管理能力下降,是因為你見不到一些員工了,你沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏,員工在做什麽,遇到什麽問題,也沒辦法及時向你請示,得到你的指導,協同上就會遭遇挑戰。

溝通上具體會遇到什麽問題?大家在一起的時候,遇到問題,一擡頭就能跟旁觀同事說一嘴,需要協助就喊一聲,大家可能還會快速地召集開會等等,這些事情在遠程辦公裏都做不到。尤其是每個人都在自己家裏,如果有員工他不工作,你其實也不知道,他是不是因為心情焦慮,刷著疫情新聞無心工作,你也無法知道,這些都會導致溝通效率下降。

 

怎麽辦?我分別是站在公司和員工的角度,給大家說幾個建議:

第一個建議,加強定期溝通。

遠程辦公時溝通顯得尤其重要,所以一定要加強定期的溝通。怎麽樣加強定期溝通呢?建議大家實行兩個制度:

• 早會制度

• 晚報告制度

這兩個制度是遠程工作有效率地基本保障。

什麽意思?在公司上班的時候,誰準時上班,誰準時下班,就算你不打卡,大家其實也能看得到。可是在家辦公,你很難知道一個員工是不是準時上班的。

而準時上班這件事為什麽重要呢?那是因為大家都在同一個時間段上班,才有彼此協同的基礎。即便是遠程工作,只不過是工作地點換了,工作時間段其實沒有換。這意思是說,你家裏,依然是早上9點到下午6點上班的狀態,這時間段不能換,因為大家需要協同。

怎麽才能保證大家都9點上班呢?所以第一點,建立早會制度。比方說,早上9點,每個部門都在微信群裏開個語音會議,溝通一下今天我們要做的事情是什麽,每個人分別要做什麽,每個人都在會議裏簡單地講一分鐘,說我今天大概要做這麽一件事、兩件事、三件事……簡單地講一講就好,最重要的是大家互相提個醒,我們開工了。

早會制度很重要。晚報告是什麽意思?

早會既然已經提出了,我們今天要做這件事,其實就給了管理一個非常重要的依據。到了晚上,每個人需要通過釘釘或者企業微信,把自己的報告發出來,講一下我今天做的事,每件事我做到什麽程度了,今天的工作,我有一個怎樣的結果交付給大家。所以早會晚報告,這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。

 

第二個建議,是把目標拆解為任務。

這句話意思是說,公司要懂得把本來是要在一天、一段時間裏要完成的目標,開始拆解為每一天要完成的任務。因為很多事情,工作周期可能是一周、一個月,甚至更長時間。為了避免在遠程辦公時失去目標,我們需要把目標拆解到一個個任務上,把objective拆解為task。目標要達成,每天的task也就是任務先要執行到位。

舉個例子,公司要向客戶交付一套非常大的代碼,中間可能涉及到300多個功能。作為項目管理者,就需要再把這個目標聚焦到這周幹什麽、今天幹什麽。

比如,今天的任務,第一,我要給客戶打個電話,談項目計劃,疫情期間在家裏完成設計。

第二,我要跟我的團隊開會,這個會是要確定我們節後三個主要提案的方向是什麽,並且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。你看,把目標拆解為以天為單位的任務,這其實也在訓練一個人的管理能力。

 

第三個建議,公司要為大家準備好線上協作工具。

我們今天的溝通工具已經非常好了,比如微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。但是大家辦公的時候,往往要基於同一個文件、同一批文件協同,而即時溝通工具並不能傳輸大規模的文件。所以給大家介紹幾個工具。

文檔類,大家可以用類似於石墨、Office365這樣的軟件,他們可以支持多人在同一篇文檔上同時做修改。有時候寫一個項目計劃或者一篇報告,老板、助理、項目經理、策劃員工,大家可能一直站在電腦面前說,這個人說這麽改,那個人說那麽改,一起把文書改好。這時候通過石墨或者Office365,大家可以在線共同修改同一篇文章,這個時候就達到了一個協同的目的。

傳輸類,我推薦可以用網盤。比如說,大家把每一天工作的成果都上傳到百度網盤,每天結束的時候,每個人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基於這個成果來做第二天的工作。百度網盤之外,釘釘和企業微信裏面都有類似的功能。

還有溝通協作類工具,就是大家完成一個項目管理任務的工具,比較典型的就是像Teambition這樣的工具,就是我在《5分鐘商學院》裏面介紹過。還有以前要開會,開會怎麽開呢?你當然依然可以用微信,但是要開視頻電話會議的話,今天也有很多的公司提供了基於互聯網視頻的一些電話工具,比如騰訊會議,大家可以在網上去搜索一下。

以上三個建議是從公司角度來看,下面,我再從個人角度分享一些建議。我自己其實就是一個常年出差的人,遠程辦公對我來說是常態,我的員工相對我,他們也是遠程辦公。

 

在家辦公,工作效率很容易變差。為什麽?因為一開始你會覺得特別舒服,無拘無束,但是稍微一段時間後,你就覺得特別難受,甚至工作效率會大大下降。也是因為無拘無束。怎麽才能提高在家工作的效率?我給大家分享幾個經驗。

第一個,準時起床,穿戴整齊。

我經常在酒店房間辦公,偶爾也會在家辦公。我給自己一個非常重要的要求就是,一定要早起之後,穿戴整齊。不要覺得穿著睡衣很舒服,穿著睡衣吃早飯,吃完早飯趴在餐桌上就開始幹活了,這個時候你會特別容易分神,因為你進入不了狀態。你一定要當作正常上班一樣,準時起床,換上正式的衣服,這是一種儀式感。這種儀式感會把你拉入到一個工作的狀態,很大程度上提高你的協作效率。

 

第二,一定不能在休息區域辦公。

反過來說,不要在辦公的地方休息,在家裏,要把做這兩件事的場所分開。如果你家裏有書房,把書房當成你的辦公場所,早上從臥室起床,穿戴整齊,帶著背包正式地走進書房,把門關上,就相當於你到辦公室開始辦公了,這個過程很重要,在這裏把一切工作資料都準備好,註意,不要在這睡覺。

 

第三,清晰地區分好工作和休息時間。

在家辦公,對公司而言,考驗的是把目標拆解為任務的能力,對員工而言,非常考驗區分工作和休息的能力。這是什麽意思呢?就是你很容易工作著工作著,突然之間想要躺一會兒,就在沙發上躺一小會兒嘛。躺下來就想,那我打開電視看一會兒,休息一下……一看就是很長時間。無法保持專注,這是在家辦公帶來的巨大挑戰,但這也是很鍛煉一個人的。

怎麽才能清晰地區分好工作和休息時間呢?建議大家用番茄鐘工作法,就是工作以25分鐘為一個單位,這25分鐘裏,手機調成靜音,什麽東西都不碰,告訴自己在這個時間裏、在在番茄鐘提醒你之前,別的什麽都不能幹,只能專心工作。25分鐘之後休息5分鐘,這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所,去翻翻其他書,這都可以,5分鐘休息結束再進入下一個25分鐘。

中午的時候,你當然可以在家裏面做點東西吃,這是在家的好處,但也需要給自己設定好,12點到1點之間才可以做這件事情,這是你的休息時間。吃完之後戴上口罩,出門走一走,稍微呼吸一下新鮮空氣,舒展一下筋骨,這也挺重要的。

到了下午1點鐘再回來上班,6點鐘下班。下班之後,你就可以離開書房,或者你的電腦如果在餐桌上,就把電腦從餐桌上拿走,進入下班狀態。你告訴自己,我下班了,這個時候才把身上正式的衣服換成家居服。

清晰地區分好工作和休息時間,這樣遠程工作,才會讓你既有高效,又能勞逸平衡。如果公司裏每個人都能做好這件事情,其實對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。

以上,希望能幫到在家辦公的你。

【出處】羅輯思維 2020-02-02

【峰語】在家辦公,想要提升效率,怎麽辦?/2020-02-10

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