峰言峰語

字節跳動5萬人在家辦公，效率不降反升的故事
筆記俠 2020-02-11（原文出處）

筆記君邀您，閱讀前先思考：

在家辦公，如何確保高效協同？

如何讓線上辦公變得輕松自然？

如何提高開會效率和會議質量？

今天我要分享的是：字節跳動5萬人在家辦公背後的故事。

一、在家辦公，要高效協同

字節跳動的5萬人是怎樣過春節的？

對外，我們做了許多與社會責任相關的事情，比如邀請用戶在抖音上免費看《囧媽》、在第一時間捐款2億元，同時為一線醫務人員成立“字節跳動醫務人道救助基金”等等。

對內，我們也做了大量與疫情相關的應急保障工作，比如疫情監控、辦公室消毒、心理咨詢、健康報備等。

由於突發疫情，很多同事都要在家辦公，那麽如何進行高效協同呢？

首先，把基本工具準備好。

針對部分同事回家沒有帶電腦的情況，我們的IT團隊從工位上或者庫存里找出上千台電腦寄到各地；也有個別同事到了其他國家，我們就通過字節跳動的海外辦公室調用電腦，寄到他們手中。

同時，每個人在家辦公的環境也不一樣。

通過同事們的照片，大家可以看到這些五花八門的辦公環境：有的人跟貓貓狗狗一起工作，有的人在室外辦公，還有的人在衣櫃里辦公。

在這種情況下，我們如何保證遠程高效協同呢？線上工具很重要。

比如疫情期間，我們要統計5萬名員工的健康狀況和所在地點。起初，我們讓大家主動上報，隨即發現兩個問題：第一，上報比例不高；第二，數據龐大而且雜亂，無法使用。

所以，大年初一，我們決定開發一個“健康報備”的應用，輔助員工填寫健康信息。

時間非常緊張，我們需要在兩天內上線這個產品，同時提供給外部使用飛書的企業。

具體怎麽做呢？我們動用了數十人，在數十個城市遠程聯動，在線協同辦公。比如我們用文檔拆解任務步驟，通過排期表讓每個人看到任務進程，同時通過各種反饋群，接受大家的意見。

最終完成的“健康報備”應用里，每天會有一個機器人提醒你填寫健康信息，如果沒有及時填寫，會反覆提醒；如果還沒有填寫，會加急提醒。團隊的領導也能看到自己團隊成員的填寫情況，還可以提醒自己的成員盡快填寫。

最終，在大年初三，我們按時上線了這款產品，隨後我們整個公司的填寫率接近百分之百。

兩天時間，通過數十人的遠程協作，我們終於將這款產品開發出來。這個快速響應背後，其實是字節跳動對工具的投入和應用。

二、字節跳動為什麽做飛書？

1.溝通工具

對工具的投入和應用，我們從一開始就給予了非同尋常的重視。在日常工作中，每人每天要使用大量工具，我們認為，每件工具只要改進5%，就能對公司效率產生巨大影響。

字節跳動更換過多款溝通工具。

因為我們認為，溝通對於信息的創造、分發、流轉和消費至關重要，甚至是公司最重要的一個通用工具。

字節跳動自成立以來，每個時刻都在努力使用我們認為最先進、最好用、最適合的工具。

最開始我們使用的是Skype，接著是微信企業號、Slack和釘釘，隨著公司的發展，我們發現這些工具都不能完全滿足我們對於協作效率的要求，於是就自主開發了“飛書”這款工具。

飛書從一個溝通工具開始，慢慢變成了一個很完整的辦公套件，目前公司5萬多人、分布在全球50多個國家和地區，主要工作都是基於飛書來完成的。

2.協同文檔

除了溝通工具，我們的協同工具也經歷了同樣的變遷。

我們公司最早使用的文檔也是Word，但是很快發現Word、Excel這種本地工具不便於協同，所以我們換上了主流的在線協同文檔。

但在很多時候，主流的協同文檔還是不夠好用，它的思路從10多年前發展到現在，基本沒有太大改變，所以我們做了自己的飛書文檔。

飛書文檔也是協同文檔，很便捷、很高效，同時支持電腦端和手機端，還有很多新功能。

舉一些我們平時用得比較多的功能。

我們做了表情符號的快捷回覆，防止太多人回覆“收到了”，形成信息打擾。

我們還做了@某個人的功能，在協同文檔里，被提及的同學能夠收到通知，進來參與討論。

文檔還可以進行評論和整理，評論里也可以邀請某個同學；將文檔整理到目錄里或文件夾里，更便於使用。

3.日曆

我們還開發了一個“日曆”產品，它的功能比較強大，可以方便查找其他人的空閒時間，以及這個時間段能夠使用的會議室。

而且在當下，我們可以在日曆上快速創建群聊，進行音/視頻會議，這是現在的一個剛需。

4.線上辦公室

同時，我們針對“在家辦公”的需求，做了“線上辦公室”，讓大家在家也有“一起工作”的感覺，而不是“開一天會”的感覺。

同一個團隊在同一個群里面，打開“線上辦公室”這個功能後就可以進行語音溝通。語音可以一整天都開啟但默認靜音，大部分時間沒有什麽人說話，有事情的時候就可以直接溝通：“誰誰誰，你現在方便嗎，我們討論一個東西”。

它並不是那種約個時間開個語音會議的模式，而是模擬了一個辦公室的環境，讓大家仿佛身處同一個空間，也讓溝通變得輕松自然。

這個功能這周才剛剛上線，無論是我們的內部成員，還是外部用戶，都反饋在“在家辦公”的環境下很受用，因為它使用起來沒有壓力，也不涉及個人隱私，很輕便隨意。

5.思維筆記

說完“線上辦公室”，我想說一下“思維筆記”。

我們經常需要一起討論問題，進行頭腦風暴，這時，大家就需要一個可以協同的思維筆記，一邊畫思維導圖或腦圖，一邊用線上辦公室討論，還可以互相評論。

這也是一個非常實用的功能，因為一般打開視頻會議，沒有辦法實現同時協作畫思維導圖，而我們的思維筆記可以很好地解決這個問題。

三、不需要PPT的會議

1.飛閱會

接下來，我想重點說一下我們的開會模式，我們現在的大多數會議都采用“飛閱會”模式，這是“飛書閱讀會”的簡稱。

很多時候我們都覺得開會效率低，這和傳統的開會方式有關。一般開會時都是一個人上去講PPT，大家在下面聽，有的人聽得懂，有的人聽不懂，有的人覺得講得慢，有的人覺得講得快，這樣就影響了效率。

我們在摸索了很久之後，總結出一套辦法，也就是飛閱會模式。

第一，通過日曆找到大家的空閑時間，自動創建會議群。

第二，在開會前，需要一個人把本次會議的議題清晰完整地寫出來，通過文檔發送到會議群里。

第三，會議的前15分鐘到20分鐘，所有人一起默讀這個文檔，讀到哪里有問題，就用評論功能寫出來。我記得特別有意思的是，第一次參會的新同事都覺得非常懵，怎麽會議開始了十多分鐘都沒有人說話。實際上我們就是在讀文檔、寫問題。

第四，當文檔的作者收到評論提醒時，也會用文字來回答。如果這個會議的主持人回答不了這個問題，他就會在評論上面@其他人來回答。就算是沒有參會的人也可以@他，他會在手機上收到這個通知，到這個文檔里來回答問題。

第五，默讀結束後，會議的組織者說“我們進入會議的第二步”，開始語音回答問題，將剛才大家在文檔中提出來卻沒有回答清楚的問題全部過一遍。再看大家有沒有其他問題。

這個過程中，大家可能會有一些互動和討論，全部問題回答完之後，這個會議就結束了，這就是一次“飛閱會”的完整過程。

這樣的會議模式和傳統的PPT會議模式有什麽區別呢？

首先，它非常聚焦，沒有什麽可發散的內容。大家不會跑題，因為整個討論都圍繞問題來進行；

其次，會議的全過程都會通過文檔被記錄下來。即便沒有參會的人，也可以通過文檔完整地了解會議過程。

“飛閱會”這個模式是我們叠代了很久才形成的，實施起來挺難，但是效果非常好。當我們適應了這個模式之後，就受不了以往講PPT的模式了。

2.目標管理

再延展一下，我們公司其實一直都習慣遠程辦公，而我們在遠程辦公中很早就使用了OKR進行目標管理。

因為在遠程辦公中，每個成員的工作過程是不可知的，而OKR是一個注重結果與關鍵目標的工作方式，在對齊大方向的基礎上，自己去思考實現的路徑，設定目標和關鍵任務。

也因為是自己設定的目標，在執行過程中員工會更加積極主動，並能更好地發揮自己的創造力。通過目標管理來實現協作與效率問題。

還有一點經驗想分享給大家，短期在家辦公時，我們可以運用OKR，針對性地設立一個目標，就像打一場仗一樣，設立項目、發起戰役、明確目標、一起沖鋒。

這個過程中你不必要求每天應該幹什麽，但是可以激勵所有成員都像打仗一樣完成目標，這對短期在家辦公很有幫助。

四、工具的情感與人文

最後，還有一點很重要。雖然我一直在做工具，但是我能感受到，工具本身很難直接表達豐富情感，我們還要做很多人文的事情來幫助團隊建立感情。

各個團隊都有自己的活動方式。

比如，對於入職滿周年的同學，本來應該在公司集體慶祝，那麽在家辦公時，也可以通過線上視頻的方式來組織大家慶祝。

還有些團隊會在晚間一起娛樂，比如線上打遊戲、K歌等等。

他們在每天視頻打卡的時候還有一個口號，叫做：“人散，團魂不能散”。

小貼士-抖音CEO張楠：人散、團魂不能散！
抖音團隊就有一個非常有趣的“線上開工儀式”，這個開工儀式非常正式，同學們不僅要認真地洗臉、刷牙，還要洗頭。洗頭很關鍵！因為抖音里有句話說得好：“如果你關愛你的同事，洗頭是最直接的告白！”

講者簡介：謝欣，字節跳動副總裁、飛書負責人。

筆記俠 2020-02-11（原文出處）